POLÍTICA DE PROTECCIÓN

PETPLUS S.A.S, sociedad propietaria de los establecimientos de comercio DENOMINADOS CLINICA PETPLUS, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., cuyo objeto social principal es la prestación de servicios de atención médica veterinaria de mascotas, en cualquiera de sus modalidades, se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y a las demás normas que modifiquen la materia, expide el siguiente manual de protección y tratamiento de datos con el fin de crear un sistema organizacional que regule los asuntos relacionados con la recolección, el almacenamiento, el uso, el procesamiento, la circulación y el tratamiento de todos los datos de carácter personal.

1. OBJETIVO

PETPLUS S.A.S. (en adelante, Petplus), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, y las demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan, comprometido con la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores y trabajadores, anteriores, actuales y futuros, así como de cualquier persona natural de la cual Petplus obtenga o trate información personal, ha adoptado la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) la cual tiene por objeto principal garantizar el cumplimiento del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recogida sobre ellas en bases de datos (físicas o virtuales) o archivos por parte de Petplus. Las reglas de esta Política aplican para el tratamiento de toda la información de carácter personal que Petplus recolecte, almacene, trate, use o suprima.

Así mismo, Petplus pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los Datos Personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por Petplus, a través de consultas o reclamos, en los canales dispuestos para ello en esta Política.

En este caso Petplus actúa como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, motivo por el cual mantendrá almacenados estos datos y guardará su confidencialidad atendiendo los requisitos y medidas de seguridad exigidos por la ley.

1. DESTINATARIOS

La presente Política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento y estén bajo la responsabilidad de Petplus. La Política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente acerca de los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a Petplus cuando esta tenga el rol de Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales. Esta Política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de Petplus, en especial los administradores del manejo de bases de datos de Petplus, y por aquellos funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

1. DEFINICIONES

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular respecto del tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política que le será aplicable, la forma de acceder a las misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base(s) de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. En esta definición se tendrá como base de datos, aquellas almacenada en servidores específicos y/o archivos físicos de Petplus, bajo las más estrictas condiciones de seguridad y en cumplimiento de las normas aplicables.
4. Canales de Atención. Son los siguientes medios dispuestos por Petplus para recibir consultas, solicitudes o reclamos respecto del tratamiento de sus datos personales tratados por Petplus:

Correo Electrónico: [email protected]

1. Dato(s) Personal(es). Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2. Dato privado. Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular.
3. Dato público. es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
4. Dato sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5. Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
6. Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
7. Circuito cerrado de televisión. Es un sistema de videovigilancia mediante el cual se captan y, en algunos casos, se graban imágenes que constituyen datos personales, cuyo tratamiento se realiza con fines de seguridad, control y prevención, bajo acceso restringido a personal autorizado y en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
8. Titular(es). Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. En el marco de la presente Política, los titulares podrán ser (i) trabajadores; (ii) clientes personas naturales; (iii) contratistas personas naturales o (iv) todas aquellas personas no vinculadas a Petplus de quien se haga tratamiento de los datos personales.
9. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10. Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
11. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1. PRINCIPIOS RECTORES

Según lo establecido en el Título II de la Ley 1581 de 2012, la protección de Datos Personales por parte de Petplus se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de Datos Personales, por parte de Petplus, se realizará de conformidad con las disposiciones establecidas en la ley que regula la materia y se sujetará a lo contemplado en la presente Política.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será autorizada previamente por el Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Petplus, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: Petplus restringe el acceso a las Bases de Datos únicamente a personas que conocen y entienden la cultura de la protección de Datos Personales. contando con un equipo técnico, administrativo y jurídico, que evita la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de estos datos.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Petplus, cuenta con los más estrictos niveles de seguridad de la información, toda vez ha implementado las medidas técnicas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales, contando con un equipo técnico, administrativo y jurídico, que evita la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de estos datos.
8. Principio de confidencialidad: Petplus exige a todas las personas naturales y/o jurídicas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales, a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación.

1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Compromiso de privacidad:

Petplus está comprometido con la confidencialidad y privacidad de los Datos Personales que se encuentren almacenados en sus Bases de Datos, las cuales cuentan con lo más altos estándares de seguridad, contando con restricciones de acceso establecidas para cada caso y no disponibles al público en ningún momento. Por esto, Petplus garantiza a sus Titulares la conservación de su información bajo condiciones estrictas de seguridad que impiden su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como políticas y prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

De igual forma, Petplus exige a los Titulares el cumplimiento de la presente Política y de la normatividad aplicable, con el fin de garantizar a las personas naturales que, en todo momento, sus Datos Personales serán protegidos y usados sólo para los fines por ellos autorizados.

Recolección de Datos Personales:

Los Datos Personales son recolectados por Petplus por cualquiera de los siguientes medios:

1. Mediante el intercambio de correos electrónicos y de mensajes de datos.
2. Mediante el uso de listas de entrada o cámaras de video que captan el ingreso y comportamiento de los Titulares en las instalaciones de Petplus.
3. A través de la suscripción de cualquier tipo de contrato o relación comercial.
4. Mediante eventos realizados por Petplus o sus aliados comerciales.
5. Mediante las Transmisión o Transferencia de Datos Personales por parte de aliados estratégicos de Petplus.
6. Mediante la página web y/o redes sociales de Petplus.
7. Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARL y demás entidades del Sistema General de Seguridad Social.
8. A través de las hojas de vida y perfiles profesionales que aplican a las vacantes, así com en e desarrollo de entrevistas.
9. A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.

Inicio y terminación del Tratamiento de Datos Personales: 

Petplus garantiza que solo realiza el Tratamiento de los Datos Personales de las personas que, de manera previa y expresa, han autorizado dicho Tratamiento. De la autorización, Petplus conserva fiel copia para que en el momento que lo desee, y siempre y cuando sea procedente, su titular solicite su revocatoria y la supresión inmediata de su información.

Sin perjuicio de la aplicación de esta Política para cualquier Dato Personal que se encuentre almacenado en Bases de Datos de Petplus, esta no estará obligada a solicitar la autorización del titular de la información, en los siguientes casos: i) para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) cuando se trate de datos de naturaleza pública; iii) en los casos de urgencia médica o sanitaria; iv) cuando el tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y, v) cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Finalidad del Tratamiento 

Petplus únicamente tratará los datos personales proporcionados por el Titular de conformidad con las finalidades descritas en esta Política:

1. 1. Gestionar los servicios veterinarios contratados por el Titular sobre la evolución y salud de su mascota, las rutinas médicas y buenas prácticas necesarias para su cuidado, bienestar y salud, así como informar y recordar al Titular sobre las consultas, citas o procedimientos médicos programados para su mascota.
   2. Gestionar la cuenta y servicios contratados por el Titular, tanto a nivel veterinario como a nivel contable, fiscal o administrativo, y/o para notificarles incidencias, novedades o cualquier información de interés sobre los servicios contratados.
   3. Informar sobre nuevos productos comercializados y/o servicios prestados por Petplus.
   4. Evaluar la calidad del servicio, realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de los productos y/o servicios ofertados por Petplus.
   5. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con la Compañía con sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas y candidatos.
   6. Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento de productos y servicios.
   7. Utilizar los Datos Personales para propósitos de comercialización y publicidad.
   8. Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
   9. Guardar la información suministrada en las bases de datos de la Compañía por un periodo de conservación que no exceda del necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectada.
   10. Realizar el proceso de selección y vinculación del personal, proveedor o contratista con la Compañía, generando el desarrollo de los procedimientos internos.
   11. Cumplir con las obligaciones de prevención y lavado de activos y financiación del terrorismo.
   12. Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos;
   13. Monitoreo a través de sistemas de videovigilancia y/o controles de acceso (huella, cédula, QR) dentro de las instalaciones para garantizar la seguridad de las personas, los activos e infraestructura.
   14. Gestionar la facturación y el pago de honorarios, salarios o servicios.
   15. Gestionar planes de bienestar, salud ocupacional y seguridad en el trabajo.
   16. Gestión de procesos disciplinarios en el ámbito laboral.
   17. Para la entrega y despacho de productos que sean solicitados a domicilios por cualquier medio
   18. Para llevar un registro y control de las personas que ingresan y salen de las instalaciones de Petplus para fines de seguridad y control de acceso.
   19. Para contacto del propietario y/o guardián de la mascota en caso de emergencia.
   20. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas matrices, filiales, vinculadas, o subordinadas de Petplus, ubicadas en Colombia o cualquier otro país, en el evento en que estas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.     
   21. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
   22. Para la transferencia de datos a terceros países.

Finalidades de las grabaciones mediante circuito cerrado de televisión:

• Proteger la integridad de empleados, clientes, proveedores y visitantes dentro de las instalaciones.
• Prevenir, disuadir y verificar hurtos, daños, accesos no autorizados o actos de vandalismo sobre activos de la empresa.
• Monitorear ingresos y salidas a zonas restringidas y verificar hechos específicos cuando se presenten incidentes de seguridad.
• Contar con material audiovisual como elemento de prueba ante autoridades administrativas o judiciales, en el marco de investigaciones o procesos legales.

Acceso a la información:

En desarrollo de las finalidades mencionadas y/o en aquellas que se indiquen de manera expresa en la solicitud de autorización para el Tratamiento, podrá autorizarse el acceso a la información almacenada en las Bases de Datos mediante claves a los trabajadores y/o personal vinculado contractualmente a Petplus con el propósito de cumplir las finalidades mencionadas.

Petplus podrá compartir, comercializar y entregar Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas relacionadas directa o de manera indirecta con su negocio y objeto social. Así las cosas, la información personal podrá ser legítimamente transmitida o transferida a aliados comerciales o proveedores de servicios de Petplus, para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos. En estos casos, Petplus garantiza el cumplimiento de las normas relacionadas con Transferencia y/o Transmisión de Datos, en especial respecto de los países a los que se realizan tales operaciones para el almacenamiento de los Datos Personales, garantizando que cuenten con niveles adecuados de protección de datos y se encuentren avalados por las autoridades competentes.

En cualquiera de estos eventos, Petplus se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de los Datos Personales por parte de sus aliados comerciales o proveedores de servicios, se realice en estricto cumplimiento de la presente Política.

Tratamiento de la información en cada caso:

Los Titulares vía contractual o por medio de la Autorización de Tratamiento de Datos han aceptado que el Tratamiento de los Datos Personales se realice conforme a lo establecido en la presente Política, por lo que estos términos y condiciones incluyen una descripción de la forma en que Petplus podrá utilizar, almacenar, compartir y/o tratar la información de cada Titular. Por lo anterior, cuando un cliente, proveedor, usuario o trabajador firma el correspondiente contrato y/o Autorización de Tratamiento, se entiende que está dando su consentimiento previo, expreso e informado para que Petplus realice el tratamiento de su información, al igual que en las solicitudes de autorización para el tratamiento de la información.

Solicitud de actualización de la información:

     

En cumplimiento de los principios que rigen el Tratamiento de Datos Personales, Petplus se compromete a realizar su mejor esfuerzo por que la información contenida en sus Bases de Datos sea exacta, completa y actualizada. Con este fin, Petplus podrá solicitar a sus clientes, proveedores y trabajadores que actualicen su información personal de manera permanente.

1.     AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que debe cumplir el Responsable del Tratamiento de Datos Personales. La mencionada autorización debe observar los siguientes presupuestos:      

1. Previa: el consentimiento debe darse antes de proceder con el Tratamiento.      
2. Expresa: la autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.      
3. Informada: al momento de solicitar la autorización el Titular debe conocer la Política bajo la cual se regirá el Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra disponible para ser consultada a través de la página web: https://www.petplusclinica.com/          

Para efectos de cumplir con los anteriores presupuestos, Petplus ha establecido las siguientes modalidades de obtención de la autorización, la cual será aplicada dependiendo de la relación entre el Titular y Petplus:

1. 1. Mediante la firma del Contrato suscrito por el Propietario de la mascota y Petplus en el marco de la contratación de Planes PrevenciónPlus; o
   2. Mediante la firma de los contratos laborales, de prestación de servicios y/o demás modalidades contractuales que vinculen al Titular de los Datos Personales con Petplus; o
   3. Mediante el diligenciamiento y firma del formulario físico o electrónico.

No obstante, en los eventos en los que Petplus no sea el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales sino uno de sus proveedores y/o contratistas, en el marco de un contrato que exista entre ellos y Petplus, será obligación del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, obtener la autorización del Titular en cumplimiento con esta Política y las normas aplicables.

1. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a el(los) Responsable(s) del Tratamiento o Encargado(s) del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

1. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Petplus cumplirá con los siguientes deberes de responsabilidad con el fin de garantizar el debido uso y seguridad de los datos suministrados por el Titular:     

• Garantizará al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitará y conservará la copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Se informará debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizará que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizará la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptará las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicará lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.     .
• Tramitará las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Informará al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informará a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informará a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
• Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1.     CANALES DE ATENCIÓN

En desarrollo de la garantía constitucional respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, Petplus cuenta con Canales de Atención para los Titulares.

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Datos Personales por cualquiera de los siguientes medios:

1. Vía electrónica: ingresando a la Página Web de Petplus por el siguiente link se dispone de un espacio para diligenciar solicitudes, quejas y/o reclamos: https://www.petplusclinica.com/contacto/ o al siguiente correo electrónico: [*]
2. Vía física: [*]

1. PERSONAS AUTORIZADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES      

Petplus solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a:

1. Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. Los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Petplus se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

1. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

Las peticiones, consultas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos, y enviados por cualquiera de los Canales de Atención aquí indicados.

1. 1. CONSULTAS

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, Petplus dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta que ha sido recibida cumpliendo con este procedimiento.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El documento de consulta deberá contener lo siguiente:

1. El nombre y número de identificación del Titular;
2. Copia documento de identidad del titular;
3. Descripción completa de la consulta;
4. Dirección y datos de contacto del consultante;

En caso de que el causahabiente del Titular eleve la consulta, deberá adjuntar lo siguiente:

1. El nombre y número de identificación del Titular.
2. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
3. Copia Registro civil de defunción del Titular.
4. Documento que acredite la calidad en que obra.
5. Copia documento de identidad del Titular.
6. Descripción completa de la consulta.
7. Dirección y datos de contacto del consultante.

Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:

1. El nombre y número de identificación del Titular.
2. Copia documento de identidad del representante legal del Titular.
3. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder o certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva).
4. Copia documento de identidad del Titular.
5. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
6. Descripción completa de la consulta.
7. Dirección y datos de contacto del consultante.

1. 1. QUEJAS Y/O RECLAMOS

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo por parte de Petplus será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:

1. El nombre y número de identificación del Titular.
2. Copia documento de identidad del titular

En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:

1. El nombre y número de identificación del Titular.
2. Copia documento de identidad del titular.
3. Copia documento de identidad del Causahabiente.
4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
5. Descripción completa de la consulta.
6. Dirección y datos de contacto del consultante
7. Documento que acredite la calidad en que obra.

Si se trata de un representante legal y/o apoderado:

1. El nombre y número de identificación del Titular.
2. Copia documento de identidad del Titular.
3. Copia documento de identidad del representante legal.
4. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
5. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
6. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
7. El objeto perseguido.
8. Dirección y datos de contacto del reclamante.

1. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por Petplus con el fin de cumplir con sus obligaciones en consonancia con los principios para la administración de Datos Personales.

1. 1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los miembros de Petplus, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

1. 1. USO DE LA INFORMACIÓN

La información de carácter personal contenida en las Bases de Datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política.

En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente Política. Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:

1. En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la Entidad y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
2. Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos de los Titulares ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.
3. En caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información, eliminar la Base de Datos o los Datos Personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un Titular haya presentado algún reclamo.
4. Los funcionarios no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del Titular del dato, en los casos en que así sea necesario.
5. Únicamente los funcionarios y contratistas autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las Bases de Datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso son concedidos por la Oficina de Tecnología e Informática o quien haga de sus veces, de acuerdo con los perfiles establecidos, los cuales serán previamente definidos por los líderes de los procesos donde se requiera el uso de información personal.
6. Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el Oficial de Protección de Datos Personales.

1. 1. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los Datos Personales. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

1. 1. DESTRUCCIÓN

Petplus conserva un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores, clientes o usuarios durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir Datos Personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios.      

Las instalaciones físicas en las que PETPLUS opera, ya sea a nivel administrativo, operativo o médico, podrán realizar grabaciones a través de sistemas de circuito cerrado de televisión (CCTV) en sus diferentes sedes y oficinas, exclusivamente para las finalidades previamente informadas. El contenido audiovisual será conservado únicamente durante el tiempo necesario para cumplir dichas finalidades y, en todo caso, por un período máximo de diez (10) días calendario contados a partir de la fecha de la grabación.

No obstante lo anterior, cuando dentro de dicho término exista una solicitud, requerimiento o evento que razonablemente implique la necesidad de preservar el contenido audiovisual con fines probatorios, las grabaciones correspondientes serán conservadas bajo custodia, sin ser eliminadas, hasta tanto se emita la orden judicial o el requerimiento formal por parte de la autoridad competente que determine su entrega, uso o destino final.

1. 1. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las Bases de Datos o información contenida en las mismas.

En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, se debe comunicar al Oficial de Protección de Datos quien adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado. El Oficial de Protección de Datos Personales informará de la incidencia a Petplus, mediante correo electrónico dentro de los quince (15) días a partir del conocimiento de esta.

1. NO AUTORIZACIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Cualquier persona se encuentra en completa libertad de no autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de Petplus. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que clientes, proveedores, usuarios o trabajadores anteriores, actuales o futuros no autoricen o soliciten su revocatoria para el tratamiento de sus Datos Personales, es posible que Petplus se abstenga de iniciar una relación contractual o continuar prestando servicios a estas personas.

En ese sentido, Petplus no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que Petplus se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de Datos Personales.

1. TRATAMIETNO DE LOS DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

Petplus entiende que el Tratamiento de los Datos Personales de niños o adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Por lo anterior, es política de la compañía no recolectar datos de personas menores a 18 años, excepto cuando su representante autorice el Tratamiento.

En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los Datos Personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante, no se hará tratamiento de los mismos y no se podrá entablar una relación entre Petplus y el menor de edad.

1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES

El Titular entiende y acepta que, en el evento en el que Petplus requiera tratar Datos Sensibles, realizará dicho tratamiento en los casos estrictamente necesarios y se hará bajo lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias.

En el evento en que Petplus requiera recolectar y tratar Datos Sensibles, no realizará ningún Tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma Asimismo, deberá informar al Titular sobre el carácter facultativo que tiene sobre autorizar el tratamiento de sus datos.|

1. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE LOS DATOS PERSONALES      

Petplus podrá compartir la información de los Datos Personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del Titular del Dato Personal.

La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, Petplus se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del Encargado o nuevo Responsable, según sea el caso.

De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la autoridad competente en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a la Circular 05 de 2017 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la Transmisión o Transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:

1. Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la Transferencia o Transmisión de Datos.
2. Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
4. Trasferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.

1. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el [*] de diciembre de 2025, por un término indefinido.