POLÍTICA DE PROTECCIÓN

y tratamiento de datos personales

PETPLUS S.A.S, sociedad propietaria de los establecimientos de comercio DENOMINADOS CLINICA PETPLUS, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., cuyo objeto social principal es la prestación de servicios de atención médica veterinaria de mascotas, en cualquiera de sus modalidades, se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y a las demás normas que modifiquen la materia, expide el siguiente manual de protección y tratamiento de datos con el fin de crear un sistema organizacional que regule los asuntos relacionados con la recolección, el almacenamiento, el uso, el procesamiento, la circulación y el tratamiento de todos los datos de carácter personal.

DEFINICIONES

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos de la política de privacidad y manejo de este Manual, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular sobre el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10.Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en éste documento y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será informada al titular mediante este documento.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de esta política y a la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PETPLUS

PETPLUS únicamente tratará los datos personales proporcionados por el Titular de conformidad con las finalidades descritas en esta Política y en las Condiciones Generales de Contratación de los servicios, las cuales se enumeran con carácter meramente enunciativo a continuación:

Gestionar los Servicios Veterinarios contratados por el Titular sobre la evolución y salud de su mascota, las rutinas médicas y buenas prácticas necesarias para su cuidado, bienestar y salud, así como informar y recordar al Titular sobre las consultas, citas o procedimientos médicos programados para su mascota, lo cual incluye Prevención Plus y Bienestar Plus, productos creados por PETPLUS en beneficio de sus usuarios.
Gestionar la cuenta y servicios contratados por el Titular, tanto a nivel veterinario como a nivel contable, fiscal o administrativo, y/o para notificarles incidencias, novedades o cualquier información de interés sobre sus servicios.
Enviar por medios electrónicos o no, información sobre los servicios que estos han contratado y para mantenerles informados sobre las novedades que considera que pueden ser de su interés (ofertas y promociones). El Titular es quien decide –y autoriza- si quiere recibir o no este tipo de comunicaciones, bien al registrarse como cliente, por tanto, aceptando las Condiciones Generales de PETPLUS y la presente Política, o bien al solicitar información de este tipo por cualquiera de los medios de contacto previstos en la web.
Conservar los datos relacionados con Recursos humanos para enviar información a sus empleados y familiares o para futuros procesos de selección de personal.
Atender las comunicaciones recibidas por cualquier medio y proporcionar la correspondiente respuesta.
Para las demás finalidades en cumplimiento de deberes legales y reportes regulatorios conforme a lo señalado en la ley.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN

De acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, para la recolección de datos personales de los clientes se necesitará la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Esta autorización debe ser previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que se requiera realizar el Tratamiento.

Previa: el consentimiento debe darse a más tardar en el momento de la recolección de los datos.
Expresa: manifieste su voluntad de autorizar el tratamiento de sus Datos Personales a través del o los mecanismos que se designen para tal fin y que pueda conservarse para ser consultada.
Informada: al momento de solicitar la autorización el Titular debe conocer política bajo la cual se regirá el Tratamiento de Datos Personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Petplus cumplirá con los siguientes deberes de responsabilidad con el fin de garantizar el debido uso y seguridad de los datos suministrados.

Garantizará al Titular, todo el tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Se informará debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservará la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizará que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizará la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificará la información cuando sea incorrecta y comunicará lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrará al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Informará a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Cumplirá las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Este Manual es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos (as) los (as) empleados (as) y directivos de PETPLUS S.A.S

AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS

El Artículo 19 de la ley 1581 de 2012 señala que la autoridad competente para la Protección de Datos es La Superintendencia de Industria y Comercio a través de una Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley.